Você já se perguntou porque algumas instituições de ensino crescem e se desenvolvem enquanto outras continuam estagnadas? Um dos principais fatores que ajuda a responder essa questão é o investimento que a escola faz em tecnologias e ferramentas para a gestão escolar.

Alguns gestores ainda não sabem, mas já existem no mercado alguns programas de computador e aplicativos para smartphone que ajudam - e muito - a administrar todos os setores de uma escola, tornando o trabalho de diretores, coordenadores, professores e secretários muito mais eficiente. Acompanhe este artigo para entender como certas ferramentas tecnológicas podem potencializar a sua gestão!

Porque toda escola precisa investir em tecnologia?

Quando contam com ferramentas mais modernas para otimizar a gestão, os funcionários da escola podem se livrar de tarefas burocráticas e ter mais tempo para que resolver o que realmente importa, como o planejamento pedagógico, por exemplo.

Com a ajuda da tecnologia os gestores também podem ter um controle muito melhor do que se passa na escola. Isso permite traçar estratégias e integrar todos os setores com um plano coerente e eficaz, o que com certeza será importante para que a instituição de ensino evolua.

Desse modo, a escola consegue entregar aos alunos e responsáveis um serviço de maior qualidade, o que mostra uma preocupação em atender bem o público. Além disso, pais e responsáveis também percebem que a escola de seus filhos é profissional e inovadora; que não está parada no tempo.

Esses fatores são, com certeza, diferenciais que destacam uma instituição em relação à concorrência e colocam a escola em um caminho de sucesso e crescimento.

Conheça 3 ferramentas para gestão escolar que estão fazendo a diferença em muitas instituições

Sistema de gestão escolar on-line

Um sistema de gestão escolar é um software que gerencia todas as atividades de uma escola, integrando os setores acadêmico, pedagógico e financeiro. Um sistema desse tipo realiza tarefas burocráticas automaticamente e mantém todos os dados da sua escola armazenados em segurança, evitando o acúmulo de papelada e a desorganização no trabalho dos funcionários.

Além disso, quando o sistema de gestão é online, você pode utilizá-lo por meio de qualquer computador conectado à internet. Seus dados também ficam guardados no servidor do sistema e você não corre o risco de perdê-los caso seu computador apresente algum problema. Outra vantagem do sistema on-line é que você recebe atualizações automaticamente e pode sempre ter a certeza de que estará trabalhando com o que há de mais moderno.

Qualquer escola, de qualquer nível de ensino, pode e deve contratar um sistema de gestão escolar. Veja algumas funções que esse tipo de ferramenta pode executar:

• Emissão de boletos bancários;
• Controle de matrícula;
• Controle de inadimplência;
• Controle de fluxo de caixa;
• Lançamento de notas;
• Emissão de boletins;
• Controle de frequência dos alunos;
• Cadastro de ocorrências;
• Emissão de documentos;
• Controle de portaria;
• Controle de biblioteca.

Quando todas essas tarefas estão centralizadas em um sistema de gestão escolar,  você consegue cruzar dados para emitir relatórios e fazer análises completas. Fora isso, com um sistema você também evita erros e imprecisões. 

Ferramenta de captação de alunos

A ferramenta de captação de alunos, também chamada de CRM, é  um software para controle de todo o relacionamento com os interessados na sua instituição. Com uma ferramenta de captação é possível registrar todos os dados de contato do interessado e todas as interações com ele, o que permite trabalhar todo o processo de captação de forma bem mais inteligente.

Quando a escola não dispõe de uma ferramenta como essa, é comum que as ligações e visitas de interessados fiquem registradas apenas em anotações e bilhetes, que se perdem e ficam sem resposta. A ferramenta de captação vem justamente para solucionar esse problema. Além disso, se um interessado tiver que ser atendido por mais de um funcionário da escola, não terá que repetir tudo que já foi conversado, afinal, todas as informações ficam gravadas na ferramenta.

Uma ferramenta de captação de alunos é um sistema potente para garantir uma maior conversão em matrículas, pois a escola consegue ter uma visão de oportunidades ganhas e perdidas, o que possibilita identificar pontos fracos na captação e solucioná-los. Veja alguns recursos que esse tipo de ferramenta oferece:

• Registro da turma ou curso de interesse;
• Indicação do momento do cliente na jornada de compra;
• Registro de “atividades” e do que foi tratado em cada contato;
• Inscrição de interessados em eventos de divulgação;
• Gerenciamento processos seletivos de alunos;
• Matrícula através da ferramenta;
• Formulário de contato no site da instituição que importa os dados para o sistema automaticamente.

Existem no mercado diversos CRMs, entretanto, a maior parte deles não foi pensada para a realidade das escolas. Por isso, é interessante que você procure uma  ferramenta desenvolvida especialmente para instituições de ensino.

Agenda digital

Uma agenda digital é um aplicativo de celular que substitui a velha agenda de papel e torna a comunicação entre escolas e famílias muito mais rápida e prática. Com um aplicativo desse tipo os pais e responsáveis se engajam muito mais com a rotina da escola, já que recebem mensagens diretamente no celular. O trabalho dos funcionários também é facilitado, já que toda a comunicação escolar fica centralizada em uma única ferramenta, que pode ser gerenciada com facilidade.

Além disso, a escola consegue verificar quem recebeu e leu as mensagens, enquanto os pais conseguem interagir e dar respostas rápidas também através do aplicativo, o que evita que estes responsáveis tenham que se deslocar até a secretaria ou enviar bilhetes e papéis soltos que são esquecidos e se perdem.

A agenda digital também dá ao gestor escolar mais controle sobre a comunicação, já que ele pode aprovar ou não o envio dos comunicados. Ele também pode dispor de um painel com estatísticas da ferramenta, que fornece uma visão estratégica sobre a comunicação escolar. Uma agenda digital é uma ferramenta extremamente versátil. Veja o que mais você pode fazer com ela:

• Envio de mensagens individuais ou em lote;
• Calendário de atividades para o ano letivo;
• Lembretes para ninguém esquecer nenhum compromisso;
• Aviso de recebimento e confirmação de leitura dos comunicados;
• Anexos com fotos e arquivos;
• Canais de atendimento on-line por setor e organize a comunicação por assunto;
• Função “estou chegando”: possibilidade de ver quais responsáveis estão se aproximando da escola via GPS para liberar os alunos de acordo com as chegadas;
• Acompanhamento da eficácia dos comunicados com gráficos e relatórios de uso.

É importante preocupar-se em contratar uma agenda digital mantida por uma empresa com experiência no mercado educacional, pois isso garante maior eficiência na implantação e no suporte ao aplicativo. 

Este artigo foi escrito pela WPensar, empresa que já atende mais de 2.000 unidades com ferramentas tecnológicas para escolas. Conheça nossas soluções!