Você tem que planejar suas aulas, realizá-las, participar de reuniões, entregar relatórios, corrigir provas e trabalhos, passar notas, conversar com pais de alunos, manter-se atualizado sobre temas importantes para sua disciplina, ler uma infinidade de e-mails e comunicados que parecem não ter fim — e, muitas vezes, se sente perdido no meio de tantas tarefas?

A rotina do magistério é realmente desgastante, mas seguir um método de organização pode tornar seu dia a dia bem mais produtivo. Conheça a vantagem do Getting Things Done (GTD), método de organização desenvolvido por David Allen que tem feito muito sucesso no mundo inteiro.

O sistema tem como principal objetivo fazer com que as pessoas consigam cumprir suas tarefas. Para isso, um dos seus grandes “truques” é limpar a mente de todo o tipo de informação que não esteja diretamente ligada ao que se está fazendo no momento. O pensamento deve estar focado na atividade presente, para que tudo seja realizado com mais tranquilidade e eficiência.

Quer saber mais sobre o assunto? Então continue lendo o artigo:

Getting Things Done: menos pendências

Um conceito importante no GTD é que, se uma tarefa que precisa ser realizada pode ser feita em até três minutos, você deve parar tudo e começá-la imediatamente. Assim, você reduz drasticamente suas pendências — e parar por três minutos não prejudica as outras atividades do seu dia.

Com relação às demais ações, que exigem um tempo maior de dedicação, dedique-se a uma tarefa por vez e faça o que for preciso do começo ao fim. Só depois de completar uma tarefa você deve passar para outra.

O método GTD segue 5 passos:

1. Fase da coleta

Se a sua rotina está desorganizada, o primeiro passo é reunir tudo o que está pendente ou incompleto: trabalhos para corrigir, revistas para ler, papéis antigos para organizar. Faça uma lista, que pode ser em papel ou digital. Essa lista de pendências é chamada “caixa de entrada”.

2. Fase do processamento

Esse é o momento de tomar decisões. É quando você precisa definir o que fazer com cada item da caixa de entrada: resolver imediatamente, adiar, delegar, descartar, arquivar. Nenhum item pode ficar sem alguma definição.

3. Fase da organização

Agora que conhece suas pendências e sabe o que deve fazer com cada uma, é importante separá-las por categorias. Para itens físicos, separe algumas caixas, etiquete-as e armazene o que for pertinente. Para papéis, use arquivos também etiquetados. Para itens virtuais, crie pastas. Nesse ponto o mais importante é tornar todos os arquivos organizados e acessíveis, para que você saiba onde buscá-los quando forem necessários.

4. Fase de execução

Para saber o que fazer e quando, você tem de seguir uma ordem. A primeira questão a se considerar é: você está no lugar certo para fazer a tarefa? Depois, avalie se você terá tempo e energia disponíveis naquele momento — lembre-se de que, ao começar, deve ir até o fim. Por último, veja qual é a prioridade das tarefas e faça cada uma delas na sequência certa.

5. Fase de revisão

Não basta se organizar uma vez: é preciso se manter organizado. Pelo menos uma vez por semana, você deve verificar se tudo continua em ordem. O autor recomenda que se estipule um dia e um horário para fazer as revisões. Nessa revisão semanal, você deve conferir a sua “caixa de entrada” para continuar organizando as suas tarefas de forma contínua.

Como o GTD funciona para os professores

Para quem dá aulas, a organização do método pode significar um grande ganho de tempo. Na fase da coleta, por exemplo, mantenha seu calendário sempre à mão para não perder nenhum prazo e registre os compromissos importantes e pontuais, como plano de aulas, reuniões de pais e fechamento de notas. As tarefas mais rotineiras, como preparar aulas e atualizar o diário de classe, podem ser acrescentadas semanalmente na caixa de entrada.

No que diz respeito às rotinas do magistério, o item 3, relacionado à organização, é extremamente importante. Tenha um arquivo físico para guardar as provas, listas de exercícios e outras atividades entregue pelos alunos, para não se perder em meio aos papéis. Faça a categorização por data da atividade, por turma e por ano escolar. Também é importante manter um bom sistema de pastas virtuais. Uma boa ideia é dividir os planos de aulas em “aulas dadas” e “aulas preparadas”, e passar os arquivos de uma pasta para as outras, mantendo a ordem cronológica. Além disso, vale criar uma categoria de “itens de referência”, com imagens, vídeos, textos e outros recursos que podem ser úteis no momento de preparar as aulas.

Na etapa da execução, coloque em prática a regra dos três minutos. Nesse sentido, é importante lembrar-se, por exemplo, de que passar o registro de presença e os conteúdos do papel para o registro digital pode até impactar pouco no seu dia a dia, mas no fim do semestre isso ajudará — e muito! — na entrega de dados à escola. Se for começar uma tarefa mais trabalhosa, como preparar uma aula, esteja certo de que você terá tempo de ir até o fim.

Por fim, vale destacar a importância do último passo do método, a revisão, na vida do professor. A cada semana, avalie: os conteúdos foram dados conforme o planejamento? As atividades propostas indicaram que os alunos entenderam bem o assunto? Ou ele deverá ser trabalhado por mais tempo? Faça o replanejamento dos conteúdos a cada semana em vez de esperar um semestre inteiro — assim evita-se que assuntos e atividades acabem acumulados.

Além de adotar o GTD, uma forma complementar que ajuda muito o professor a otimizar o tempo dedicado às atividades escolares acontece por meio do uso de tecnologia. Agendas digitais, aplicativos para organização de tarefas e softwares específicos para a realidade escolar, que automatizam a elaboração e correção de atividades, têm muito a contribuir com a gestão do tempo do professor.

Quer conhecer outras dicas que vão te ajudar a aumentar a sua produtividade no dia a dia, contribuindo com uma vida mais equilibrada? Confira o artigo que escrevemos sobre o assunto:

Leia o artigo: Guia para aumentar a produtividade do professor