Apesar de a reunião de pais ser uma das formas mais importantes de contato entre a escola e a família dos alunos, a organização desse evento não é tarefa fácil.

Primeiramente, a instituição precisa convencer os pais e responsáveis a comparecer à escola depois de um dia cansativo de trabalho. Além disso, docentes e coordenação pedagógica precisam enfrentar o desafio de captar sua atenção durante o encontro a fim de mostrar, de maneira lúdica e inteligível, a realidade da sala de aula e como a comunidade escolar deve trabalhar junta em prol da educação.

Neste artigo, separamos algumas dicas para ajudar no planejamento da reunião, para fazer dela um grande êxito. Confira!

1. Por que a reunião de pais e responsáveis é importante?

Antes de começar a organizar esse encontro, é importante ter em mente qual a sua relevância - tanto para a escola quanto para os familiares dos alunos.

Alinhar as expectativas de pais, alunos e professores

No contexto educacional, sobretudo dentro da escola, existem muitos envolvidos em todo o processo de formação dos estudantes. Para que tudo ocorra conforme o planejado, é importante que todos trabalhem em função dos mesmos objetivos.

Sendo assim, uma das razões mais relevantes da realização de reuniões regulares entre a escola e os pais e responsáveis é justamente garantir que todos tenham suas expectativas apontadas para a mesma direção, alinhando suas ações para o cumprimento da mesma missão.

Que tipo de cidadão a escola e os familiares almejam formar? Em quais conquistas — da entrada no Ensino Superior à aquisição de senso crítico, passando pela formação artística, aprendizado de idiomas estrangeiros e até mesmo pelos valores transmitidos pela instituição no âmbito do ensino socioemocional — espera-se que a escola apoie e impulsione os estudantes?

Debater as respostas dessas questões em uma reunião que envolve tanto os membros da escola quanto os pais e responsáveis dos alunos é essencial para atingir tais objetivos.

Facilitar o trabalho em equipe pelo aprendizado

Ao deixar claro o tipo de formação priorizado pela escola, o que pode ser feito, inclusive, por meio da apresentação de seu Projeto Político Pedagógico, será possível compreender os papéis das famílias e da instituição no processo de aprendizagem dos estudantes.

A reunião, portanto, é também o momento de discutir e definir as responsabilidades de cada parte na formação dos alunos. Nela, os pais e responsáveis têm a oportunidade de entender o que é feito pela escola (bem como por quê), além de como eles podem contribuir para que seus filhos tirem o máximo de proveito das aulas, direcionando seu aprendizado para suas conquistas pessoais.

Aumentar a transparência da escola

Grande parte da dificuldade da escola em engajar as famílias dos estudantes no processo de formação está relacionada ao fato de que, frequentemente, os familiares não têm ideia do que se passa dentro da sala de aula. Isso porque eles não entendem como podem contribuir para o processo que acontece na instituição de ensino.

Nesse contexto, a reunião é também o espaço ideal para apresentar a escola com mais transparência para os pais e responsáveis, em uma comunicação mais direta do que os avisos impressos, os e-mails ou mesmo os telefonemas.

É a partir desse encontro presencial que os pais terão a chance de:

• Entender de fato o porquê de certas decisões da escola;
• Conhecer mais de perto o dia a dia dos alunos;
• Familiarizar-se com os professores e coordenadores responsáveis pela turma do estudante;
• Tirar suas dúvidas sobre o projeto da escola e outras questões pertinentes;
• Afinar, de maneira geral, sua percepção sobre a educação do filho.

Um dos principais objetivos da reunião, portanto, é basicamente educar os pais e responsáveis em relação à realidade da escola de seus filhos, possibilitando que eles se envolvam no processo de ensino a partir de uma posição de conhecimento e participação.

Mostrar a evolução dos alunos e da instituição

Sem um feedback regular por parte da escola, os familiares só podem ter alguma ideia do desempenho e da qualidade da instituição por meio de fontes externas, que muitas vezes pecam pela falta de contextualização.

Diante disso, é essencial que a escola tenha uma cultura de coleta e análise de dados a fim de informar com precisão e autoridade os resultados reais dos alunos, tanto em eventos específicos quanto no que diz respeito à sua evolução em longo prazo.

Além de facilitar a comunicação com os pais — justificando e esclarecendo as medidas adotadas para que o progresso dos estudantes continue e, ainda, relacionando-os aos os objetivos específicos da escola no que diz respeito à formação humana dos estudantes —, essa cultura também é importantíssima para o próprio acompanhamento da escola.

O hábito de observar de perto esses números incentiva ações localizadas e imediatas por parte de docentes e coordenadores para solucionar problemas específicos, previne a queda no desempenho dos estudantes e é evidência irrefutável do sucesso das medidas adotadas e defendidas pela instituição.

Responder às principais dúvidas dos pais e responsáveis

Além disso, o encontro entre os docentes e os responsáveis pelos alunos também é uma excelente oportunidade para fomentar um clima de debate e crescimento, em que os familiares podem fazer sugestões, expor suas preocupações e sobretudo, esclarecer suas dúvidas a respeito da escola e da formação de seus filhos.

Em uma reunião eficiente, os pais conhecem a realidade da escola ao longo do encontro e aproveitam para solucionar questões que ainda ficaram sem resposta. Ao final, todos saem satisfeitos, conscientes das demandas e responsabilidades de cada parte da comunidade e prontos para se unir em torno de um objetivo comum.

2. Como criar encontros produtivos?

Além de conhecer algumas das razões mais importantes para se fazer reuniões com os pais e responsáveis na sua escola, é importante também entender como planejar esses eventos para torná-los mais produtivos.

Conheça a realidade dos pais e responsáveis

É importante que a gestão escolar organize o evento em um dia e um horário quando a maioria dos familiares dos alunos poderá comparecer. Por isso, o diretor e a coordenação precisam, antes de qualquer coisa, estar cientes do cotidiano das famílias dos estudantes a fim de organizar um encontro que atenda às necessidades de todos.

Se a maioria dos alunos não vai e volta da escola na companhia dos responsáveis, o horário de saída pode não ser necessariamente a melhor escolha. Para os encontros realizados nos finais de semana, é importante selecionar aqueles distantes dos feriados. Fugir do horário de trânsito mais intenso também pode ser interessante, mas tudo dependerá do perfil das famílias.

Além da data e hora da reunião, procurar saber com alguma antecedência quais são as questões mais pertinentes naquele momento, assim como por que meios de comunicação eles estão mais acessíveis, também é relevante.

Realizar com antecedência uma pequena enquete (possivelmente online) para solucionar essas dúvidas e conseguir chegar a um consenso que beneficie a maioria é uma boa ideia para engajar os familiares e motivá-los a comparecer ao encontro.

Capte a atenção no convite para a reunião

A chamada para a reunião é um passo essencial para diminuir o número de ausências e conscientizar os pais e responsáveis da importância da sua participação no evento.

Dentre os itens indispensáveis no convite estão:

• Nome de ambos os pais ou responsáveis e do aluno, bem como a série e a turma em que este se encontra;
• Data, hora e local da reunião;
• Lista de temas e questões a serem tratados no encontro;
• Nome e telefone ou e-mail do coordenador para contato, caso os pais queiram tirar alguma dúvida sobre a reunião.

Use o convite para destacar que a reunião não é apenas uma medida burocrática e protocolar. Longe disso, trata-se de um momento importante de colaboração entre os familiares e a escola, contribuindo enormemente para o desenvolvimento e aprendizagem dos alunos.

Defina as características de cada encontro

No quesito logística, é importante que a escola considere questões como a divisão das reuniões (serão realizadas por turma, por ano ou por ciclo?), a quantidade de participantes presentes em cada uma, a possibilidade de se realizar reuniões simultâneas para perfis diferentes de familiares, o local e os membros do corpo docente presentes.

Além disso, o planejamento deve considerar os assuntos a serem abordados no encontro, que dependem de fatores como:

• A época do ano (início, meio ou final do período letivo);
• Faixa etária e etapa escolar dos alunos em questão (vestibulandos, estudantes em processo de alfabetização, calouros de Ensino Médio, entre outros);
• Questões externas e atuais (reformas e mudanças propostas pelo governo e Base Nacional Comum Curricular, por exemplo);
• Particularidades ou mudanças relativas ao projeto da escola.

Saiba como trazer os pais e responsáveis para a realidade da escola

O próximo passo é refletir sobre o perfil dos pais e responsáveis no intuito de encontrar a maneira mais eficaz de apresentar-lhes a realidade da escola e os principais desafios a serem vencidos pelos estudantes com a colaboração da instituição de ensino e da família.

Para isso, é preciso considerar o nível de escolaridade dos familiares, seu envolvimento com a vida escolar dos estudantes, a idade e nível dos alunos pelos quais são responsáveis, sua familiaridade com os processos que vêm de dentro e de fora da escola e por aí vai.

A partir daí, será possível pensar na melhor forma e linguagem para tornar o conteúdo da reunião acessível aos pais, envolvendo-os por meio de dinâmicas que lhes permitam assimilar os temas tratados de forma adequada.

Esteja sempre um passo à frente na solução de problemas

Finalmente, é essencial que, na reunião de pais e mestres, não sejam apresentados problemas para os quais a escola ainda não possui solução. Afinal, vale lembrar que o objetivo do encontro não é amedrontar nem culpabilizar os pais, mas sim mostrar de que maneira eles podem contribuir para o aprendizado e desenvolvimento de seus filhos.

Assim sendo, embora a escola não deva mascarar ou omitir nenhuma questão importante, não deve ser responsabilidade única dos pais e responsáveis encontrar soluções para esses problemas.

Logo, a reunião deve se preocupar mais em apresentar e justificar suas decisões do que em explorar os obstáculos com os quais professores e coordenadores estão bem mais aptos para lidar.

3. Sugestões e ideias para dinâmica de grupo na reunião de pais

Considerando que as famílias normalmente também têm uma rotina bastante atribulada e cansativa, não é de se estranhar que elas raramente chegam à reunião com toda a disposição e o entusiasmo que gostaríamos.

Felizmente, assim como no caso dos próprios estudantes, algumas atividades mais dinâmicas ajudam a estimular sua participação e facilitar a compreensão dos tópicos tratados no encontro.

A seguir, separamos 5 ideias para tirar a monotonia da reunião, engajando os pais sem correr o risco de infantilizá-los e permitindo que se envolvam com a escola e suas questões de um jeito prático e lúdico:

Tour pela escola

Não é sempre que os pais e responsáveis têm a oportunidade de conhecer a infraestrutura da escola para além da recepção e das áreas de convivência. Aliás, para a maioria deles, o que acontece dentro dos muros da instituição de ensino chega a ser quase um mistério.

Um passeio breve pelas salas de aula, laboratórios e bibliotecas, portanto, ajuda a aproximá-los da realidade vivenciada diariamente por seus filhos. Além disso, por meio da caminhada pela escola, os professores e coordenadores quebram o clima excessivamente formal de um auditório e permitem que os familiares conheçam as atividades escolares de um jeito mais prático.

Propor um momento para que sejam feitas perguntas ao final de cada visita também é uma forma interessante de fomentar a interação entre docentes e responsáveis.

Compartilhando experiências

Outra maneira de trazer um pai ou responsável para a realidade da escola é por meio do depoimento de outro pai. Ouvir a experiência positiva de outra pessoa com a instituição e sua proposta pedagógica traz exemplos reais para as questões debatidas e ainda aborda o tema sob a perspectiva de um semelhante.

Idealmente, para a realização dessa atividade, a escola deve selecionar de forma prévia e consultar a disponibilidade de familiares cuja vivência condiz com o assunto tratado. Por exemplo: um pai de aluno que se preparou para o Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM) e obteve uma boa nota pode relatar sua experiência aos responsáveis dos alunos do Ensino Médio.

No caso de turmas com muitos alunos novatos, uma reunião especial para suas famílias pode ser convocada, em que a escola é apresentada pelos professores e, também, por pais de alunos veteranos.

15 minutos de vida de estudante

A escola também pode propor aos pais, por um tempo curto (algo entre 10 e 20 minutos), uma atividade didática normal realizada por seus filhos na sala de aula.

Especialmente no caso daquelas que usam tecnologias com as quais os pais provavelmente não estão acostumados — como equipamentos de laboratório, simulados online ou lousas digitais —, esse tipo de atividade contribui muito para que eles se coloquem no lugar dos estudantes enquanto compreendem os processos da escola.

Ao final, os adultos podem relatar suas dificuldades e dúvidas, e os professores podem explicar as vantagens daquela atividade para os alunos e relatar sua experiência em sala de aula. Como resultado, a reunião se torna mais dinâmica e os pais ganham um entendimento prático e teórico do assunto tratado.

Coffee break colaborativo

Sobretudo quando as reuniões são mais extensas e próximas ao horário das refeições, não contar com uma pausa para um lanche rápido ou cafezinho pode gerar perda de atenção, grande número de ausências e pouco engajamento ao longo do encontro.

Uma solução para esse problema é realizar um coffee break durante ou após a reunião, preferencialmente com a colaboração de todos, isto é, solicitando que cada um traga um prato ou bebida, ainda que boa parte dos comes e bebes sejam fornecidos pela escola.

Dessa forma, a escola respeita as preferências alimentares de cada família, soluciona o problema da fome ou desatenção durante a reunião e ainda oferece um espaço propício para maior aproximação entre os familiares e os membros da equipe pedagógica.

Se os alunos estiverem presentes na escola em atividades paralelas às dos responsáveis, esse pode ser o momento de reuni-los para aproximar todo o grupo e, também, permitir aos professores identificar os familiares com seus respectivos filhos.

Desconstrução de ideias

Durante os momentos mais expositivos da reunião, em que os professores ou coordenadores pedagógicos apresentam dados, metodologias e argumentos da escola, uma técnica interessante para conscientizar os participantes de temas importantes e, simultaneamente, desconstruir algumas de suas ideias preconcebidas é fazer-lhes perguntas.

Assim, antes de apresentar os últimos números sobre o desempenho dos alunos em simulados ENEM, por exemplo, pode-se realizar uma atividade em que todos ou alguns explicam ou escrevem em um pedaço de papel o que eles sabem sobre o Exame e as vantagens da realização de simulados.

Por meio de suas respostas, os professores podem enfatizar os argumentos mais pertinentes, apontar as falhas por trás de ideias incorretas e contribuir, de um jeito mais focado, para uma tipo de “educação dos pais”, desenvolvendo explicações a partir de suas contribuições para a reunião.

4. O que fazer depois da reunião de pais?

Após o encontro bem planejado com os pais, pode até ser que o principal tenha passado, mas ainda há muito o que a escola pode fazer para aproveitar ao máximo a reunião e o que foi estabelecido.

Veja como agir e saiba como já começar a preparar o próximo evento:

Continue acompanhando a evolução dos alunos

Se houver relatórios de desempenho e propostas para melhorar a performance dos alunos na última reunião, recomenda-se acompanhar o progresso dos estudantes e a eficácia das medidas adotadas depois da reunião.

Logo, após o encontro, continue coletando dados e realizando o diagnóstico de dificuldades dos estudantes. Acompanhe esses resultados com a equipe pedagógica, aplicando soluções imediatas sempre que necessário, e não deixe de registrá-los para apresentar a todos no futuro.

Aproveite para trabalhar questões individuais

É importante deixar claro que a  reunião de pais não é o espaço mais adequado para se tratar de casos particulares, afinal, dificilmente há tempo hábil para falar ali de cada um dos alunos cujos responsáveis estão presentes.

Por outro lado, após se familiarizar com a realidade da escola, aproximar-se dos professores e apresentar, ao mesmo tempo, um pouco das suas expectativas e experiências fora da sala de aula, é hora de a equipe escolar se dedicar às dificuldades mais específicas até a realização do próximo encontro coletivo.

Use o tempo entre uma reunião e outra para se encontrar individualmente com pelo menos alguns dos familiares e focar nos obstáculos enfrentados pelos seus filhos.

Aproveite também para aprender mais sobre cada caso a fim de melhor compreender o panorama geral do lado de fora da escola. Esse é um ótimo momento para coletar experiências e histórias que poderão ser compartilhadas como exemplos (com a autorização dos envolvidos, claro) para todos na próxima reunião.

Mantenha os familiares informados e compartilhe os resultados com eles

Não são apenas as notas dos alunos que devem manter as famílias informadas sobre sua vida na escola. Criar um periódico (como uma newsletter, por exemplo) para atualizá-las sobre a adoção de novas tecnologias, as últimas notícias, os resultados e as empreitadas bem-sucedidas de alunos e de professores também é muito importante.

Nesse informativo, pode ser incluído um pequeno resumo do que foi discutido e apresentado na última reunião de pais e responsáveis, funcionando tanto como sumário para quem não pôde comparecer quanto como lembrete para quem participou. Dessa forma, os familiares continuam envolvidos da vida escolar dos filhos e não perdem o contato com a escola.

Conclusão

A reunião de pais e responsáveis é um evento muito importante para o funcionamento da instituição, já que por meio dele a família consegue se aproximar da escola e compreender como pode fazer parte do processo de aprendizagem dos alunos.

Para que o encontro ocorra como o esperado, a escola deve dar início o quanto antes ao planejamento para a próxima reunião de pais. Com a experiência do último encontro recente, será mais fácil começar a ter novas ideias e se lembrar dos assuntos que ainda devem continuar em vigor.

Com um planejamento constante e organizado, baseado na observação contínua do desempenho dos alunos e da eficácia das medidas adotadas, além da comunicação regular com a comunidade, organizar reuniões de pais será mais fácil. Para ajudar na construção de um bom planejamento, preparamos um e-book com aspectos importantes que devem ser considerados pela equipe escolar:

Como tem sido a sua experiência com as reuniões de pais e responsáveis? Comente abaixo!